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关于进一步规范会议记录的管理办法
来源:   发布时间:2019-04-13

会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是由会议直接形成的重要原始档案,是贯彻落实好各项议事规则的重要环节。为进一步改进工作作风,强化过程管理,规范学院会议记录工作,特制定本办法。

一、目的

进一步规范会议记录管理,提高管理能力和办事效率 ,使会议内容有案可查,会议决定更有效地贯彻实行。

二、适用范围

(一)党委会议与党委扩大会议;

(二)院长办公会议与院长办公扩大会议;

(三)专题会议(分管领导召开的会议等);

(四)领导班子务虚会等。

(五)其他会议等。

三、记录形式

(一)会议记录。各类会议由各部门指定人员进行记录,统一使用学院印制的会议记录本。

(二)会议纪要。形成决议、待处理事宜、时间节点及结果的会议,在会议记录的基础上由指定人员整理会议纪要,并归档备案,同时保存电子文档。

四、记录要求

(一)会议记录。

会议记录要围绕会议议题、会议主持人和主要领导发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,做到层次分明,段落清楚,语句通顺,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自己的观点。会议记录内容必须真实、完整,字迹要求规范、清晰、工整,避免错别字,不准随意涂改。记录本应由专人妥善保管,注意保密。

会议记录本要求:

1、统一规格。会议记录本的规格、式样进行统一和固定。不同种类的会议,记录本应当分开,并在封面标明会议类别。

2.妥善保管。会议记录本不能跨年使用,应专人保管(或及时归档),防丢失损坏;会议相应的原始资料也应一并保管(或归档)备查。对发生记录本丢失、损毁、泄密情况的,应追究责任。保管人员工作变动时,应及时办理交接手续。

3.严格保密。任何无关人员未经允许不得阅看会议记录,如确需查询需经学院主要负责人同意。

4.专人记录。会议记录应指定专人负责,记录人员要具有政治素质好、组织纪律强、熟悉业务、认真负责、忠诚勤奋的良好品行。记录人员对会议记录的真实性和完整性承担责任。记录人员一经确定,一般不得随意更改。

(二)会议纪要。纪要内容必须做到全而精,详略得当,突出要点,围绕会议记录来整理、提炼和概括,避免冗长拖沓,避免不必要的文辞修饰等,切忌记流水账,以便在传达会议精神、查阅会议资料时更精准、更高效。

会议纪要要求:

1、不同会议纪要分别指定专人记录并整理。

2、应制作相应的签发卡对会议纪要内容进行逐级签字确认。

3、必须交由指定部门妥善存档,会议纪要的印发、抄送必须在规定时间内及时完成。

五、相关要求

学院各部门接此通知后认真组织学习,凡是与重大工作落实、重要活动开展、人事调整、评优选先、项目建设等需经会议确定的有关事项,均应有完善详实的会议记录。各部门需对会议记录情况进行定期自查,督促会议记录人员认真做好记录工作,发现问题及时纠正,并予以批评教育。对会议记录发生丢失、毁损、泄密等情况的,要追究有关人员的责任。

 

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